Hambatan Pengembangan Sistem Informasi

Sistem Informasi Rumah Sakit

Konsultan dan pengembang Sistem Informasi Rumah Sakit

Masalah yang sering terjadi dalam pengembangan SIRS

Masalah yang sering terjadi dalam pengembangan SIRS

Permasalahan (SIRS) di rumah sakit, Anda mungkin sebagai Manajemen rumah sakit atau pengembang sistem di rumah sakit atau mungkin juga sebagai konsultan dan sistem informasi yang dibuat sampai saat  ini belum memberikan hasil secara optimal apa yang diharapkan atau disepakati sejak awal pelaksanaan , maka tidak perlu khawatir jika pelaksanaan belum setahun , karena membuat suatu aplikasi yang dapat memberikan solusi pada user tidaklah semudah yang dibayangkan. Tetapi apabila pelaksanaannya telah melebihi setahun dan apalagi telah melampaui masa periode uji coba tetapi tetap saja permasalahan yang anda hadapi tidak berkurang , malah bertambah dengan adanya aplikasi SIRS maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi SIRS tersebut sebenarnya yang bermasalah , hanya saja penyebab permasalahannya ada pada masing individu (Pengembang, konsultan dan manajemen) yang terkait.
Oleh karena itu perlu dilakukan tindakan koreksi bersama-sama

SIRS merupakan integrasi subsistem yang ada di rumah sakit , SIMRS adalah satu diantara subsistem dalam SIRS, oleh karena itu agar SIRS dapat mendukung manajemen rumah sakit dalam mencapai Visi dan Misinya maka seharusnya SIMRS berjalan optimal. Suatu dukungan teknologi saat ini agar SIMRS dapat berfungsi optimal yaitu dengan menggunakan Applikasi komputer yang selanjutnya (dalam tulisan ini) disebut Aplikasi SIMRS

Beberapa penyebab kegagalan Aplikasi SIMRS.

1. Rumah Sakit:
   Tdk mempunyai blue print yang akurat (keseimbangan antara BW,SW,HW dan infra struktur)
2. Sistem Analist kurang jeli melihat/menterjemah kan kebutuhan RS
3. Developper dan Konsultan kurang menghayati Visi, misi, strategi dan kebijakan RS (manajemen/Pemilik) dan kurang mengantisipasi perubahan2 subsistem (pelayanan klinik dan non klinik)

Beberapa permasalahan lainnya yang timbul dalam pengaplikasian SIMRS:

Inventarisasi Masalah
1. Penerimaan pengeluaran Biaya
2. Penerimaan pengeluaran BAKHP, Op RS, dll
3. Kinerja Karyawan termasuk pendidikan/penjenjangan
5. Medical Records
6. Pelayanan Medis termasuk obat
7. Pelayanan Non medis termasuk registrasi
8. Keluhan eksternal dan internal
9. Monitoring indikator kesehatan, KPI, Indikator Operasional
10.Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
11.Pemasaran/Informasi
12.Aplikasi Pihak ketiga ………………..
Masing-masing permasalah tersebut di analisa sampai akar permasalahannya , kemudian menetapkan Tindakan koreksi maupun tindakan pencegahannya…
Tindakan Koreksi dan pencegahan inilah yang menjadi tujuan utama Aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang akan dibuat oleh Pengembang..

Kegagalam Modul2 Aplikasi:

REGISTRASI
Kegagalan registrasi terutama disebabkan oleh ketidak patuhan pengunjung maupun petugas

eMEDICAL RECORD
Kegagalan eMR terutam disebabkan methode pengumpulan data yang tidak efisien dan optimal

BILLING SYSTEM
Kegagalan Billing System disebabkan aplikasi tdk mempunyai mekanisme kendali

MONITORING DAN EVALUASI
Kegagalan monev terutama disebabkan Proses pengumpulan maupun format data yang tidak akurat

PELAPORAN
Ketidak akurasian Laporan disebabkan banyaknya data tidak teridentifikasi
Suatu kendala utama sampai saat ini yang dialami oleh unit pelayanan / rumah sakit yang mempunyai kontrak kerja dengan pihak ketiga/penanggung/pemasok alat adalah ketidak sepahaman nomenklatur

 

Permasalahan SIRS (aspek Rumah Sakit)

Blue print SIRS: sebaiknya dibuat dan disesuaikan dengan rancangan strategi jangka panjang pengembangan rumah sakit secara keseluruhan .
Blue print SIRS memuat antara lain

1. Visi -Misi pengembangan SIRS yang merupakan sub dari Visi- Misi Rumah Sakit diserta target pencapaian jangka pendek/ tahunan
2. Penetapan plat form soft ware dan alternatifnya serta pemilihan hardwere yang mendukung.
3. Kondisi ruang dan pengembangannya (SDS)
4. Potensi lain yang mendukung antara lain SDM dan pengembangannya serta Sumber Anggaran

Permasalahan SIRS (Aspek Konsultan dan Pengembang SIRS)

Sebenarnya kalau mau jujur…Kebijakan, komitmen dan infra struktur lainnya termasuk SDM dan SDS dari Rumah sakit sudah ada..dan difahami betul oleh Manajemen RS sebab kalau tdk, tidak akan pernah terjadi kontrak kerja sama dengan pengembang SW dan HW..,Kendala….Adakah Analist yang mampu menterjemahkan “kebutuhan” serta menggali permasalahan2 yang ada di RS??? selanjutnya mengkomunikasikannya ke pengembang,.Kendala kedua dan ini yang terbanyak..adakah Pengembang mampu menerima informasi dari Analist yang kemudian menterjemahkan kedalam Visi,Misi,Kebijakan,aturan2 RS????, sebagai contoh Keinginan manajemen RS agar Regstrasi berjalan lancar(tdk ada masalah) kemudian Pengembang telah membuatkan Modul registrasi dengan aplikasi flatform tercanggih, dengan barcode, dengan Electronic Waiting List, informasi pasien menggunakan LCD 49 inch ala bandara udara plus sound system yang nyaring dan jelas..menggunakan 8 unit Komputer WS…tetapi apa yang terjadi ??, pasien tetap bertumpuk dengan antrian (rata pasien RJ 600-700 orang perhari) pada jam 8-12 Pagi..,apa penyebabnya?..”Ruang Tunggu hanya mempunyai kapasitas 40-50 orang” jadi terlihat pasien berjubel didepan loket.., kalau ditanya pengembang jawabannya “Ruang tunggu sempit”, terus apakah disarankan kepada Manajemen RS merombak Rumah Sakitnya..??, gile..,dampak kondisi tersebut pencitraan RS makin jelek..,pasien tdk mau tau apakah RS menggunakan alat yang canggih… yang penting nyaman.dan aman .(Standar pelayanan non medik waktu tunggu adalah 5 menit edeal di Indonesia, di LN kurang 1 menit)..kenapa???, karena pasien yang menunggu bisa saling menularkan ..lho

Permasalahan SIRS (Aspek Sub sistem)

BILLING SYSTEM
Banyak unit pelyanan mempunyai subsistem akuntansi tersendiri , namun pada prinsipnya memudahkan para menejemen dalam pengelolaan keuangan ,transaksi/ pencatatan serta informasi yang real time, akurat dan akuntabel
Transaksi real time dengan menggunakan semua cara bayar misalnya Tunai (cash,cek,),kartu debet/kredit, uang muka/ panjar, pengakuan piutang dll
Otomatisasi tercatat dalam mekanisme pembukuan
Informasi Penerimaan termasuk dari pihak penanggung, informasi pengeluaran termasuk pembagian jasa medik per periode per subunit serta biaya jasa rumah sakit dan bahan alat kesehatan habis pakai (BAKHP)
Termasuk Neraca rugi/laba operasional
Dilengkapi perhitungan kewajiban/ pajak
Kesemuanya terjembatani menjadikan suatu subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen Keuangan yang andal

MEDICAL RECORD
Catatan medik pasien (medical record) adalah satu-satunya dokumen yang sangat diyakini kebenarannya, tidak mempunyai kadaluarsa , seperti layaknya dokumen sejarah , berbeda dengan catatan inventaris kekayaan atau keuangan yang mempunya masa retensi/ penyimpanan, autentik medical record dilindungi undang undang, sangat rahasia , tidak boleh hilang/ rusak dan tidak boleh berubah. Seseorang/ pasien seharusnya hanya mempunyai satu catatan medik di satu rumah sakit.
Untuk memenuhi tuntutan tersebut diatas , catatan medic pasien harus tersimpan aman dalam arti yang seluas-luasnya.
Pengelolaan catatan medik pasien membutuhkan suatu seni dan ilmu tersendiri, kekeliruan pengelolaan berdampak serius.
Permasalahan yang sering terjadi antara lain..
Hilang dalam peminjaman
Rusak dalam penyimpanan / penelitian
Berubah/ lapuk dalam penyimpanan
Tercecer sebahagian dalam pelayanan
Mudah diganti/ disalin bila sobek (keakurasian tdk terjamin)
Kesulitan mencari bila dibutuhkan
Terjadi duplikasi dalam pembuatannya

REGISTRASI
Kenapa harus dipersulit kalau bisa dilaksanakan dengan mudah.. , dinegara maju hampir semua pelayanan tidak lagi memerlukan suatu registrasi ditempat pelayanan.

Beberapa hal yang menyebabkan pelaksanaan registrasi menimbulkan permasalahan yang terkadang dapat menurunkan pencitraan :
Ratio Pendaftar dengan tempat/loket tidak sesuai/seimbang, tempat kurang nyaman
Waktu pencatatan lebih lama karena membutuhkan data lebih banyak
Kelengkapan dokumen
Identifikasi yang tidak perlu
Pencatatan berulang , terjadi duplikasi
Registrasi ulang untuk pelayanan lainnya
Otorisasi
Ketidak pastian urutan pendaftaran
Biaya Registrasi
Dan lain-lain aturan yang mengharuskan registrasi

MONITORING DAN EVALUASI
Fase Monitor dan evaluasi semua operasional/ pelaksanaan program termasuk perencanaan mutlak diketahui secara cepat dan akurat, sehingga pengambilan keputusan juga bisa lebih tepat dan cepat.
Sangat berbeda Monitirng dan evaluasi (Monev) proses bisnis kesehatan dengan lainnya, dimana memerlukan suatu penilaian terhadap indikator khusus yang berlaku universal..misalnya adanya peningkatan ratio kunjungan terhadap penyakit tertentu..
Sebagai manajemen rumah sakit berkewajiban menginformasikan ke institusi yang berwewenang , selain mempersiapkan fasilitas akibat peningkatan indikator tersebut juga mempersiapkan contigency plan
Selain dari pada itu suatu mekanisme Monev juga harus dilengkapi EWS (Early Worning System) yang memberikan signal terhadap indikator –indikator kinerja (Operasional/ menejerial) maupun signal terhadap KPI (Key Performance Indicator)

PELAPORAN
Selain tugas sebagai menejer suatu unit pelayanan, pembuatan laporan mutlak harus dibuat.
Berbagai bentuk informasi yang perlu dilaporkan, menjadikan mekanisme kerja ini perlu penanganan tersendir.
Hambatan yang mungkin terjadi adalah:
Keterlambatan pembuatan laporan (bentuk , jumlah dan periode pelaporan, serta sumber data sangat mempengaruhi ketepatan waktu)
Reproduksi laporan untuk jenis dan periode yang sama sering berbeda
Pengarsipan / dokumentasi
Pembuatan SP (Surat Pengantar) , Nomor surat/ identifikasi serta alamat tujuan Laporan
Hal tersebut dapat menyebabkan Laporan kurang akurat

VERIFIKASI
Suatu kendala utama sampai saat ini yang dialami oleh unit pelayanan / rumah sakit yang mempunyai kontrak kerja dengan pihak ketiga/penanggung/pemasok alat adalah ketidak samaan persepsi tentang item (jenis pelayanan, tarif /cost atau kodasi ). Penyebab permasalahannya adalah , mereka mempunyai aplikasi program (software) dan aturan sendiri. Akibatnya rumahsakit mempersiapkan segala sumber daya (Waktu, tenaga dan alat) untuk itu. Suatu mekanisme kerja yang tidak efisien dan akhir kesemuanya itu menggangu cash flow dan atau operasional rumah sakit.