Pengembangan Sistem: Suatu Survey

7. Pengembangan Sistem: Suatu Survey

7.1. Siklus hidup pengembangan sistem

Sistem Informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang-orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.

Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:

1.      Pengumpulan data (data gathering)
Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview danquestionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.

2.      Analisa Sistem
Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.

3.      Perancangan Sistem (design)
Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).

4.      Penulisan kode program (Coding)
Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.

5.      Testing
Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).

6.      Instalasi
Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing danproduction. Server development berada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat serverproduction yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.

7.      Pelatihan
Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.

8.      Pemeliharaan
Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.

Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.

Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang.

Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapan siklus hidup pengembangan sistem tentu saja akan menambah beban biaya, tenaga dan waktu dari kedua belah pihak. Hal-hal seperti inilah yang menyebabkan banyak proyek pengembangan sistem informasi gagal atau berhenti di tengah jalan.

7.2. Standar – Standar Dokumentasi

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008.

7.3. Teknologi dan praktikk pengembangan system

Program studi Sistem dan Teknologi Informasi adalah salah satu program studi baru dalam lingkungan Sekolah Teknik Elektro dan Informatika ITB. Program studi Sistem dan Teknologi Informasi dikembangkan sebagai antisipasi terha dap perkembangan sistem informasi yang sangat pesat.
Sistem informasi sebagai salah satu bidang akademik pada program sarjana men cakup dua area utama, yaitu area yang berkaitan dengan upaya:

1. Perencanaan, pengembangan, dan evaluasi atas sistem yang menjadi solusi untuk persoalan pengelolaan informasi bagi organisasi; dan
2. Perencanaan, pengembangan, evaluasi atas pengelolaan teknologi informasi yang digunakan bagi kepentingan sistem informasi organisasi.

Sebagai bagian dari proses peningkatan aktifitas sosial dan ekonomi, masyarakat dunia telah memasuki suatu masyarakat yang berorientasi kepada informasi bah kan lebih jauh menuju masyarakat berpengetahuan (knowledge society). Sistem dan teknologi informasi mejadi salah satu faktor penentu dalam dinamika bisnis dan pengembangan organisasi dan komunitas dalam kehidupan global saat ini. Sistem dan teknologi informasi telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari yang meliputi antara lain ilmu pengetahuan, rekayasa / disain, teknologi, produk, layanan, operasional, dan manajemen. Penggunaan sistem dan teknologi informasi yang efektif dan efisien merupakan elemen penting dalam mencapai keunggulan bersaing. Sistem dan teknologi informasi telah menyatu dalam berbagai bidang ke hidupan, mulai dari perdagangan/bisnis (Electronics-commerce), pendidikan dan pembelajaran (e-education dan e-learning), kesehatan (e-health), budaya, trans portasi, industri, pariwisata, lingkungan, kolaborasi (collaborative working), hingga ke sektor hiburan.

Sesuai dengan daerah kajian dan tantangan yang dihadapi, maka kompetensi yang dirancang untuk dimiliki oleh lulusan program studi Sistem dan Teknologi Informasi meliputi:

1. Pemahaman atas dinamika persoalan sistem (bisnis, manajemen, regulasi);
2. Analisis dan sintesis secara sistemik terhadap suatu bidang persoalan dan menghasilkan solusi dalam bentuk desain dan implementasi pada kehidupan nyata;
3. Adaptasi dan interaksi dengan masyarakat pengguna;
4. Penguasaan aspek interaksi dalam sistem yang besar (multi dimension);

7.4. Perencanaan dan pengorganisasian proyek system

Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatau periode tertentu dalam rangka tujuan yang ditetapkan. Sedangkan menurut para ahli adalah :

1.    Bintarao Tjokroaminoto ialah proses mempersiapkan kegiatan kegiatan  secara sistematis yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.    Prajudi Atmosudirdja mendefinisikan perencanaan ialah perhitungan dan penentuan tentang sauatu yang akan dijalankan  dalam rangka mencapai tujuan tertentu , siapa yang melakukan , bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukanya.

3.    Handoko ( 2003) meliputi (1)pemilihan atau penetapan tujuan tujuan organisasi., (2) penentuan strategi , kebijakan , proyek, program , prosedur, metode, system, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

 Manfaat perencanaan

1.    Standar pelaksaanaan dan pengawasan

2.    Pemilihan berbagai alternative terbaik.

3.    Penyusunan skala prioritas , baik sasaran mauopun kegiatan,

4.    Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi’

5.    Alat memudahkan dalam berkordinasi dengn pihak terkait

6.    Alat untuk meminimalkan pekerjaan tidak pasti.

Pengorganisasian adalah proses membagi kerja kedalam tugas-tugas ynag lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuanya, dan mengalokasikan sumber daya, serta msngkoordinasikannya dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

B.   Fungsi Organisasi

1.    Organisasi dapat diartikan

       Sebagai memberi struktur, terutama dalam penyusunan / penempatan panitia-panitia dalam pekerjaan yang ada dalam struktur itu.

2.        Organisasi dapat pula ditafsirkan sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang .kewajiban-kewajiban, hak-hak dan tanggung jawab masing – masing anggota disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada tercapainya tujuan-tujuan atau maksud-maksud kegiatan-kegiatan pendidikan dan pengajaran.

3.      Organisasi dapat diartikan semata-mata mengingat maksudnya, yakni sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha untuk menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan.

Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi dan Keuangan

6. Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi dan Keuangan

6.1. Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi

Siklus produksi  berkaitan erat dengan sub-system yang lain. Hubungan antara system produksi dan sub-system lainnya secara komprehensif.

Siklus produksi mencakup serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan  dengan proses pembuatan produk.    

Perencanaan produk merupakan tahap awal dari system produksi.tujuannya adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi keinginan konsumen dalam hal kualitas,lama pengerjaan,dan biaya produksi yang rendah.dokumen yang di hasilkan dari aktivitas produksi adalah:

1.      Daftar kebutuhan bahan(bill of material),yang berisi rincian bahan baku baik

spesifikasi,kode,nama,dan kuantitas setiap jenis bahan baku yang akan di gunakan

dalam produksi.

2.      Daftar kegiatan(operation list/routing sheet) yang menetapkan tenaga kerja dan persyaratan             mesin yang akan di gunakan untuk membuat produk.

Tahap kedua dari system produksi adalah membuat perencaaan dan penjadwalan produksi.

Untuk membuat rencana produksi,tersedia 2 metode yang umum di pakai yaitu:

1.      Perencaan sumberdaya manufaktur(manufacturing resource planning/MPR-11).

2.      System manufaktur just-in-time(JIT).Tujuan system ini untuk meminimumkan atau menghilangkan persediaan bahan baku,barang proses.dan barang jadi.

Dokumen yang di gunakan dalam aktifitas perencanaan penjadwalan produksi adalah:

1.      Jadwal produksi(master production schedule).

2.      Order produksi(production order).

3.      Bukti permintaan bahan baku(material order)

Tahap ketiga dalam system produksi adalah proses pembuatan produksi.

Siklus Akuntansi Biaya

Tujuan di selenggarakannya system akuntansi biaya adalah:

1.      Menghasilkan informasi untuk perencanaan,pengendalian,dan penilaian kinerja dalam produksi.

2.      Menghasilkan informasi biaya yang akurat agar dapat di gunakan sebagai dasar pantuan harga(pricing) dan keputusan tentang komposisi produk(product mix).

3.      Menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan harga pokok penjualan.

Laporan yang di hasilkan oleh system akuntansi biaya umumnya berupa:

1.      laporan control (control report)

2.      laporan harga pokok produksi (produksi cost report)

Catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam system akuntansi biaya adalah:

1.      jika perusahaan mengolah data biaya secara manual(noncomputerized record)

2.      jika perusahaan mengolah data biaya dengan menggunakan computer.

Prosedur pengolahan transaksi

Prosedur pengolahan transaksi biaya sebagai berikut:

-Biaya gudang

-biaya pabrik

Bagian akuntansi biaya

1.      Bagian ini mula-mula menerima tembusan perintah produksi,lalu menyiapkan catatan akuntansi biaya dan mengarsipkan dokumen tersebut urut nomor.

2.      Bagian ini selanjutnya juga menerima bukti permintaan bahan dan tiket kerjanya,selanjutnya bagian ini akan mengeluarkan perintah produksi dari arsipnya dan mencatat konsumsi biaya dalam catatan akuntansi biaya.

3.      Setelah produk selesai di buat, bagian ini juga menerima perintah produksi yang sudah  lengkap(order produksi final) dari bagian pabrik.

6.2. Aplikasi-Aplikasi Siklus Keuangan

Siklus keuangan melaporkan sumber capital manjer berkenaan dengan hasil operasinya.

Siklus laporan keuangan ini menunjukkan pada kesatuan eksternal dengan meringkas data akuntansi dan menunjukkannya dalam rekening keuangan.

Organisasi mengikut sertakan tiga bentuk transaksi capital:pinjaman bank,pengeluaran obligasi, dan pengeluaran saham kapital.

Catatan akuntansi secara manual untuk capital eguiti adalah:buku besar wesel bayar, buku besar pemilik surat obliigasi(pemegang obligasi), dan buku besar pemilik saham.

Entry jurnal dan transaksi pelaporan keuangan

Banyak bisnis mencatat transaksi pada buku besar umum dengan menggunakan dua jenis catatan,yaitu:

1.      Rekapitulasi transaksi volume tinggi:bisnis yang memiliki banyak waktu setiap harinya mencakup penjualan, pembelian, dan transaksi pabrik.

2.      Rekapitulasi transaksi volume rendah:meliputi transaksi yang ada untuk mencatat perubahan pada capital untuk harta dan utang, untuk menentukan pemilikan yang nilainya turun, dan untuk membayar pajak.

Pemrosesan pelaporan keuangan dan entry jurnal

Catatan jurnal dan laporan keuanagn meliputi laporan control, daftar statemen keuangan, dan laporan kinerja.

kontrol aplikasi merupakan control yang ditempatkan pada system oleh tim desain selama proses.

Control itu mencegah atau mendeteksi kesalahan ketika pemrosesan transaksi.

Akuntansi tanggung jawab

       Sistem akuntansi tanggung jawab menghubungkan biaya dan pendapatan dengan pusat yang paling baik mengontrolkannya.    

Proses  pelaporan tanggung jawab meringkas pendapatan actual yang bias terkontrol dan biaya dengan pusat tanggung jawab dan memperhatikannya pada laporan kinerja. 

Aplikasi siklus Pendapatan dan Pengeluaran

5. APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

5.1. Aplikasi-aplikasi Siklus Pendapatan :

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1. Entri Pesanan Penjualan :

• Mengambil pesanan dari pelanggan.
• Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.
• Memeriksa ketersediaan persediaan.

2. Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap :
• Mengambil dan mengepak pesanan.
• Mengirim pesanan tersebut.

3. Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan :
• Penagihan ke para pelanggan.
• Memelihara data piutang usaha.

4. Penagihan Kas

• Menangani kiriman uang pelanggan.
• Menyimpannya ke bank.

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

• Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :
1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan

• Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:
- Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
- Uji kewajaran
- Persetujuan kredit
- Otorisasi umum, Batas kredit
- Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

• Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.
• Internally generated documents produced by sales order entry:
- Pesanan penjualan
- Slip pengepakan
- Kartu pengambilan barang

Pengiriman (Aktivitas 2)
• Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:
- Menentukan metode pengiriman.
- in-house
- outsource
• Dokumen, catatan, dan prosedur:
o Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.
o Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.
o Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)
• Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:
1. Invoicing customers
2. Maintaining customer accounts

• Jenis sistem penagihan:

o Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.
o Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.
• Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.
• Metode-metode pengurusan piutang dagang:
o Metode faktur terbuka
o Metode pembayaran gabungan
• Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

Penagihan Kas (Aktivitas 4)
• Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:
1. Kasir
2. Fungsi piutang dagang

• Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:
1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

• Dokumen, catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan).
2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
3. The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

Prosedur Pemrosesan Informasi

Apakah contoh prosedur pemrosesan informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

PENGENDALIAN : Tujuan, Ancama dan Prosedur

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai :
• Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
• Semua transaksi dicatat dengan akurat.
• Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
• Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
• Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
• Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

Kebutuhan Iinformasi Siklus Pendapatan dan Model Data

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Model Data Siklus Pendapatan

• The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.
• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:
– Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan
– SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional
Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :
• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
• Menentukan ketersediaan persediaan
• Memilih metode untuk mengirim barang
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu
Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :
• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

5.2. Aplikasi-aplikasi Siklus Pengeluaran :

• Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
• Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Sikklus Pengeluaran : Keputusan-keputusan penting :
• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
• Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
• Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
• Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?
• Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?
• Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran :
• Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
1. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
2. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
3. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :
• Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

– Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
– MRP (material requirement planning)
• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
– JIT (just in time)
• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
• Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?
– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Apakah keputusan penting itu ?
– Menetukan pemasok (vendor)
• Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :
• Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1 Memutuskan apakah menerima pengiriman
2 Memeriksa jumlah dan kualitas barang
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
1. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
Membayar barang dan jasa (layanan) : Menyetujui Faktur Pemasok :
• Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
– Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
– Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
• Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
• Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
– Sistem tanpa voucher
- Sistem Voucher

Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha :

Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui :
• Kasir menyetujui faktur
• Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
• Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Kebutuhan Informasi :
• Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

• Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Pengendalian : Tujuan, Ancaman, dan Prosedur :
• Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
• Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
• Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
• Valid, otorisasi transaksi dicatat.
• Transaksi dicatat secara akurat.
• Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
• Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.
• Apakah ancaman-ancaman itu ?
• Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan
• Meminta barang yg tidak dibutuhkan
• Membeli dengan harga yg dinaikkan
• Membeli barang berkualitas rendah
• Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
• Komisi (kickbacks)
• Menerima barang yang tidak dipesan
• Membuat kesalahan dalam penghitungan
• Mencuri persediaan
• Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
• Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
• Kehilangan data

• Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?
• Sistem pengendalian persediaan
• Analisis kinerja pemasok
• Persetujuan permintaan pembelian
• Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
• Konsultasi daftar harga
• Pengendalian anggaran
• Gunakan daftar pemasok yang disetujui
• Persetujuan pesanan pembelian
• Pemesanan pembelian sebelum penomoran
• Larangan hadiah dari para pemasok
• Insentif ke semua rekening pengiriman
• Pengendalian akses phhisik
• Cek ulang akurasi faktur
• Pembatalan pengepakan voucher

Model Data Siklus Pengeluaran :
• Penggabungan model data REA kedua-duanya (both) data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional lain.
• Apakah contoh-contohnya?
– Tanggal dan jumlah tiap pembelian
– Information tentang dimana barang-barang disimpan
– Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman

Model Data Siklus Pengeluaran :
• Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu.
• Mengapa ?
– Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu.
– Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.

Model Data Siklus Pengeluaran :
• Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ?
– Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengieiman terpisah untuk mememnuhi satu pesanan pembelian.
– Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman.
– Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal.