Sistem Pemrosesan Data Elektronik

10. SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK 

(electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh, pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dan lain - lain.

10.1. Sistem Masukan

Sistem-sistem Masukkan dengan Kertas

Dalam beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan

Tahap pemrosesan masukan :

ü  Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber

Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti

ü  Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data

Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang masuk ke dalam system pemrosesan

•   Masukkan Data

Setelah dokumen seperti faktur diterima oleh bagian pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ), kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key Verification ).

•   Pengeditan Data Program

Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan.

Beberapa alasan untuk menggunakan teknik tersebut adalah :

·         Kesalahan-kesalahan masukan yang timbul dengan melewati verifikasi

·         Kesalahan orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.

·         Volume data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan.

Sistem-sistem masukan tanpa kertas

Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan dalam sistem tanpa kertas.

Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia. Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem Point-Of-Sale (POS).

Dalam sistem masukan data manual on-line, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca-mesin.

Transaksi-transaksi dengan system masukan tanpa-kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat.

Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan.

Transfer Ke Sistem Komputer Pusat. Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis terminaldata yang berkaitan.

Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM)

10.2. Sistem Pemrosesan

System Pemrosesan Berdasarkan Kertas

Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang. Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi yang banyak.

Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan

Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini :

1. ·         Penyiapan file transaksi .
2. ·         Pemutakhiran file induk.
3. ·         Pemutakhiran buku besar.
4.       Penyiapan laporan buku besar
5.  

System pemrosesan tanpa-kertas

Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.

Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.

Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu

Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS

·         Inquiry/response systems,

·         Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi

·         System pemrosesan file,

·         Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif

10.3. Sistem Keluaran

Sistem keluaran dengan kertas

Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.

Sistem EKluaran Tanpa Kertas

                Sistem Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran. Sistem tersebut hampir dapat dikatakan sangat cocok untuk perusahaan berukuran sangat, besar karena sangat tidak praktisuntuk mencetak keluaran yang mungkin mencakup banyak sekali dokumen / catatan.

Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai

Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan.Register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi aufit intern perusahaan.

Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

9. PEMROSESAN FILE & KONSEP MANAJEMEN DATA

9.1 Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi.

Istilah-istilah field, unsure data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam system informasi, jika hanya beberapa bagian field yang cocok bagi pemakai, maka foeld harus dipisahkan menjadi beberapa unsure data yang terpisah. Fielddapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau terdiri dari beberapa karakter atau nomor.

Contoh-contoh field adalah :

·                     Nama pelanggan

·                     Nomor tunjangan sosial karyawan

·                     Nomor pesanan pembelian

Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya, Pengelompokkan logis atas field disebut Catatan ( Record ). Catatan merupakan kelompok unsure-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti ; Karyawan, Pelanggan, Pemasok, Faktur, dll.

Okurensi data

struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan.

Panjang catatan-tetap dan variabel

catatan dengan panjang-tetap lebih mudah untuk dimanupulasi dalam aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan catatan dengan panjang-variabel karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap.

Catatan panjang variable :

1.      Akhir dari catetan di indikasikan dengan simbol.

2.      Secara efisien memanfaatkan ruang penyimpangan yang tersedia,tetapi memanipulasi catetan lebih sulit.

3.      Salah satu pendekatannya adalah catetan penjejak. Catatan penjejak adalah perluasan dari catetan master.

Kunci catatan dan urutan file

kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file. Kunci primer adalah field yang digunakan untuk menyotir catatan-catatan dalam file. Kunci sekunder adalah digunakan untuk menentukan posisi relatif antar kumpulan catatan manakal kunci primer memiliki nilai yang sama untuk setiap catatan-catatan dalan kumpulan. Kunci-kunci adalah penting karena diperlukan untuk memproses dan melokasikan catatan - catatan dalam file.

9.2 Evaluasi Teknologi Database.

Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

Dengan sistem manajemen databes , data disimpan dalam format standar dengan menggunakan bahasa definisi data - data definition language, dimanipulasi dan dimutakhirkan dengan menggunakan bahasa manipulasi database - database manipulation language, dan dipanggil dengan menggunakan bahasa kueri database-database.

Layanan informasi online

Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka.

Expert system

sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area.

Pemrograman berorientasi - objek

Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek : daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto.

Sistem hiperteks

Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

Sistem database intelijen

Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

                     Evolusi Teknologi Database

Periode	Kejadian	Teknik Database Yang Berkaitan
1960-an	Lingkungan mainframe Sistem manajemen database Layanan informasi on-line	Sistem file Manajemen database Manajemen teks
1970-an	Expert systems Pemrograman berorientasi-obyek	Inferensi dan Deduksi Inheritansi dan Abstraksi
1980-an	Sistem Hiperteks	Asosiasi
1990-an	System database intelijen	Kombinasi teknik-teknik

        Penjelasan  tiga tingkatan arsitektur yang ada dalam database

1.     Arsitektur tingkat konseptual merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan-tujuan yang telah dipilih.

2.     Arsitektur tingkat logis merupakan pengimplementasian data base yang didefinisikan pada tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catatan-catatan spesifik yang membentuk struktur data logis.

3.     Arsitektur tingkat fisik berkaitan dengan tehnik-tehnik implementasi dan isu-isu khusus yang berhubungan dengan metode-metode pengaksesan data.

Rincian arsitektur database :

1.     Tingkat konseptual

·      Isi database, Penggunaan database, Laporan yang diinginkan, Informasi yang diketahui

2.     Tingkat logis

Struktur data logis :

·      Pohon ( secara hirarki ), jaringan, dan hubungan ( relasional )

3.     Tingkat fisikal

Metode-metode Akses :

·      Sekuensial, sekuensial terindeks, langsung.

       Penjelasan teknik-teknik organisasi file

Teknik-teknik organisasi file	Saat terbaik	Keterbatasan
Sekuensial	Rasio aktivitas tinggi,seperti dalam pemrosesan batch	Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara cepat
Terindeks	Rasio aktivitas rendah,ukuran file dari moderat sampai tinggi	Pemutakhiran file membutuhkan pemuktahiran indeks-indeks
Sekuensial-terindeks	File harus diproses dengan pola pemerosesan batch (rasio aktivitas tinggi) non batch (rasio aktivitas rendah)	Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung	Rasio aktivitas rendah, file berukuran besar,struktur jaringan,dan struktur pohon	Memerlukan kunci-kunci untuk menempatkan catatan-catatan

9.3 Sistem Manajemen Database & Arsiktektur.

1. Arsitektur tingkat konseptual : mencakup pendefinisian terminologi-terminologi umum dalam database dan kebutuhan penggunaan data.meliputi :

a)     Isi database

b)     Penggunaan database

c)      Laporan yang diinginkan

d)     Informasi yang ingin diketahui

2.arsitektur tingkat logis : mencakup pendefinisian struktur data logis, yang dapat dilakukan dengan model hirarkis, jaringan atau relasional. Meliputi :

a)     Pohon

b)     Jaringan

c)      Hubungan (rasional)

3.arsistektur tingkat fisik : mencakup pendefinisian metode-metode akses-file, baik yang sekuensial, terindeks atau langsung. Meliputi :

a)     Sekuensial

b)     Sejuensial terindeks

c)      Langsung

3 Metode dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database :

1.      File terakses secara sekuensial, yaitu catatan – catatan hanya dapat diakses dalam sekuens yang telah ditentukan sebelumnya. Sekuens yang telah ditentukan umumnya merupakan hasil catatan yang telah disortir dalam beberapa kunci catatan. Organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan diakses dalam file yang memuat banyak catatan, karena akan menimbulkan pelambatan dalam unit penyimpanan disk. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang secara normal mengakses seluruh catatan dalam file. Pemrosesan batch umumnya meliputi penyortiran dan pemrosesan seluruh catatan dalam file transaksi dan file master.

2.      File terindeks, setiap atribut dapat diekstrak dari catatan dalam file utama (primer) dan digunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli. Proses ini diperhitungkan akan lebih cepat dibandingkan pencarian secara sekuensial setiap catatan dalam file, khususnya jika keseluruhan indeks dapat dimuat dalam memori primer sebelum  dilakukan pencarian. Kecepatan pencarian dalam memori primer tergantung pada pencarian dalam disk. File dikatakan terinveksi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh field nya. Waktu pemrosesan dibutuhkan  untuk menbagi file terinveksi penuh, karena indeks – indeks harus dimutakhirkan jika catatan – catatan ditambahkan, dihapuskan atau dimodifikasikan.

File sekuensial – terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File – file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM, dimana berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial – terindeks. Struktur ISAM mencakup 3 area yang berbeda :

a.       Indeks, merupakan peta yang menghubungkan field kunci catatan dengan alamat – alamat yang berkaitan di area utama.

b.      Area utama, merupakan bagian dari disk dimana catatan – catatan actual ditulis.

c.       Area tambahan, merupakan bagian terpisah dari disk yang dialokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang dibuat, tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

3.      File terakses secara langsung, memungkinkan catatan – catatan individual dapat dipanggil secara cepat tanpa menggunakan indeks. Ini dapat dilakukan dengan menghubungkan setiap catatan dengan lokasi penyimpanan yang memiliki kaitan dengan nilai – nilai kunci catatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dengan metode akses – langsung, satu – satunya hal yang dibutuhkan untuk menempatkan catatan adalah nilai kuncinya. Salah satu metode yang digunakan untuk menyimpan dan menempatkan catatan – catatan dalam file akses – langsung, yaitu dengan membuat field kunci catatan yang bersangkutan berhubungan langsung skema kode yang digunakan oleh computer untuk mengidentifikasikan alamat fisik dalam DASD. Pada kenyataannya, dalam pemutakhiran file akses – langsung, tidak ada keuntungannya untuk membuat batch dan menyortir transaksi – transaksi. Keuntungannya adalah kecepatan akses ke catatan – catatan individual. Selain itu, organisasi akses – langsung memungkinkan pemutakhiran secara simultan atas beberapa file yang berkaitan.

Hubungan ekonomik antar teknik – teknik organisasi file

Tabel ini akan mengikhtisarkan kapan masing – masing teknik organisasi file digunakan.

Teknik – teknik	Saat Terbaik	Keterbatasan
Sekuensial	Rasio aktifitas tinggi, seperti dalam pemrosesan batch	Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara tepat
Terindeks	Rasio aktifitas rendah, ukuran file dari moderat sampai tinggi	Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks - indeks
Sekuensial – Terindeks	File harus diproses dengan pola pemrosesan batch (rasio aktifitas tinggi ) dan nonbatch ( rasio aktifitas rendah )	Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung	Rasio aktifitas rendah, file berukuran besar, struktur jaringan, dan struktur pohon	Memerlukan kunci – kunci untuk menempatkan catatan – catatan

Organisasi sekuensial merupakan pemrosesan file yang mempunyai pendekatan biaya tetap, sedangkan organisasi akses – langsung menggunakan pendekatan biaya variable. Dalam akses – langsung, setiap catatan diproses memiliki biaya yang hampir sama, terlepas dari jumlah catatan yang diproses. Untuk aktifitas tinggi, teknik ini relative mahal dibandingkan pemrosesan sekuensial. Dalam pemrosesan sekuensial, biaya total sebagian besar adalah tetap (pemuatan dan penyampaian ke seluruh file) sehingga jika makin banyak transaksi yang diproses, biaya per transaksi akan menurun secara drastis. Pertimbangan ekonomis lainnnya menyangkut waktu tanggap. Waktu tanggap adalah panjangnya waktu yang dibutuhkan system untuk menyelesaikan operasi, seperti misalnya kueri. Jika waktu tanggap yang panjang dapat diterima, kueri umumnya dapat diperoleh dari hasil sampingan posting atas faktur ke file piutang dagang. Kebutuhan waktu tanggap yang lebih panjang dapat dilakukan dengan pemrosesan sekuensial terhadap file. Waktu tanggap juga dipengaruhi oleh kemampuan perangkat keras.