Pengenalan Pemrosesan Transaksi

3. Pengenalan Pemrosesan Transaksi 

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.

3.1. Arus Transaksi : Tinjauan Sekilas

—Langkah dalam merancang sistem akuntansi :

• Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
• Mereview karyawan operasional dan manajemen.
• Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
• Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem. 

3.2. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi :

oMasukan

• Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan

oPemrosesan

• Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.
• Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
• Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

oPenyimpanan

• Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.
• Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.
• Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.

oKeluaran

• Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

3.3 Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan

—Suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu.
—Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

• Sifat dan tujuan organisasi
• Karakteristik struktural dan fungsional
• Tata letak fisik, produk dan jasa
• Orang yang mengoperasikan sistem

—Model dasar akuntansi berpasangan hanya berisi 3 rekening :

• Aktiva
• Utang
• Modal

3.4 Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi

·         Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan. 

·         Tujuan pengkodean :

1.      Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

2.      Meringkas data

3.      Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

4.      Menyampaikan makna tertentu

5.      Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

6.      Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

7.      Kode Angka Blok (block numerical code)

8.      Kode Angka Kelompok (group numerical code)

9.      Kode Angka Desimal (decimal code)

10.  Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)  

3.5 Perancangan Formulir dan Pertimbangan Penyimpangan Catatan

·         Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

·         Tujuan dari formulir :

Ø  Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

Ø  Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.