2. Teknik
dan Dokumentasi Sistem
Pengertian dan Pengguna Teknik
Sistem
» Teknik sistem merupakan alat yang
digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan system dan
sub-sub sistem yang berkaitan.
» Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan
juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
» Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan
pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern
sebagai seorang konsultan
Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem
1. Analisis Sistem, meliputi perumusan dan pengevaluasian
pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan
mengorganisasi faktafakta. Teknik sistem yang digunakan :
» Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi
» Diagram arus data logis dan bagan arus analitis
» Diagram arus data logis dan bagan arus analitis
2. Perancangan Sistem, merupakan proses untuk menspesifikasi
rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini
mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem
alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem. Teknik sistem yang
digunakan:
» Bagan arus sistem
» Diagram aliran data
» Bagan IPO, HIPO, bagan arus program
» Pencabangan dan tabel keputusan
» Diagram aliran data
» Bagan IPO, HIPO, bagan arus program
» Pencabangan dan tabel keputusan
3. Implementasi Sistem, merupakan pelaksanaan rancangan.
Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan
komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian
program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standarstandar,
dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama
tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah
salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.
Diagram Aliran Data Logis
» Diagram aliran data logis atau diagram aliran data (keduanya disingkat DFD) terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem dalam analisis sistem.
» Diagram aliran data logis atau diagram aliran data (keduanya disingkat DFD) terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem dalam analisis sistem.
» Penekanan (kata logis) penggunaan DFD adalah untuk
memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dengan proses fisik
perancangan sistem.
» Analis sistem menyediakan deskripsi logis kepada perancang
sistem/pemrogram, yang kemudian oleh mereka ini akan dirancang spesifikasi
fisiknya.
» Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sama dengan
simbul yang ada dalam Simbol Dasar, yang terdiri atas simbul: Terminal, Proses,
Penyimpanan Data, dan Aliran Data.
Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam pengembangan system
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem
yaitu:
Dipandang dari metodologi yang digunakan:
- Pendekatan Klasik (Classical Approach)
mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle.
- Pendekatan Terstruktur (Structured Approach)
menyediakan sistem tambahan berupa alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.
- Pendekatan Klasik (Classical Approach)
mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle.
- Pendekatan Terstruktur (Structured Approach)
menyediakan sistem tambahan berupa alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.
Dipandang dari sasaran yang dicapai:
- Pendekatan Sepotong (Piecerneal Approach)
merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja, tanpa memperhatikan posisi dan sasaran keseluruhan organisasi
- Pendekatan Sistem (Systems Approach)
memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.
- Pendekatan Sepotong (Piecerneal Approach)
merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja, tanpa memperhatikan posisi dan sasaran keseluruhan organisasi
- Pendekatan Sistem (Systems Approach)
memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.
Dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem:
- Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach)
dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.
- Pendekatan Atas Turun (Top Down Approach)
dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategis. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi, kemudian dilanjutkan dengan analisis kebutuhan informasi, kemudian turun ke proses trasaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur dan kontrol.
- Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach)
dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.
- Pendekatan Atas Turun (Top Down Approach)
dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategis. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi, kemudian dilanjutkan dengan analisis kebutuhan informasi, kemudian turun ke proses trasaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur dan kontrol.
Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa
gambar atau diagram atau grafik agar lebih mudah dimengerti. Selain berbentuk
gambar, alat yang digunakan juga tidak berupa gambar misalnya kamus data,
struktur inggris, pseudocode atau formulirformulir untuk mencatat atau
menyajikan data.
2.1. Pemakaian
Teknik-Teknik Sistem
Penggunaan Teknik-Teknik
Sistem dalam Auditing
Sebagian besar penugasan auditing dibagi
menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama yaitu audit intern yang bertujuan
untuk menetapkan tingkat keandalan struktur pengendalian intern dalam
organisasi. Biasanya diperlukan beberapa jenis pengujian ketaatan. Tujuan
pengujian itu adalah untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan kontinuitas
operasi pengendalian intern. Komponen kedua yaitu audit laporan keuangan,
meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung
atas laporan keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam
audit intern. Pengujian ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh
auditor intern seperti halnya auditor ekstern.
Ø
Evaluasi
Pengendalian Intern, yaitu Auditor sering terlibat dalam evaluasi
pengendalian intern. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya
memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sistem
aplikasi. Karena pemisahan dan pembagian tugas-tugas pemrosesan di antara
karyawan dan atau departemen. Beberapa teknik sistem misalnya bagan arus
analitis, bagan arus dokumen, dan bagan distribusi formulir dapat digunakan
oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem. Bagan-bagan
ini dibuat dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi-fungsi pemrosesan yang
dilakukan oleh setiap entitas. Beberapa teknik lainnya, seperti kuesioner dan
metode matriks juga dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian intern.
Ø
Pengujian Ketaatan,
yaitu Auditor melakukan pengujian ketaatan untuk memastikan eksistensi,
menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang
diandalkan oleh organisasi.Pengujian ketaatan membutuhkan pemahaman atas
pengendaian yang akan diuji. Jika pengendalian yang akan diuji adalah
komponen-komponen sistem informasi perusahaan, auditor juga harus memperhatikan
teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Ini membutuhkan pemahaman
teknik-teknik sistem yang umum digunakan untuk mendokumentasikan sistem
informasi. Jadi auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai
teknik-teknik yang akan digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem.
Bagan masukan proses-keluaran (input-process-output/ IPO) dan hierarki-plus
masukan proses-keluaran (HIPO), bagan arus program, diagram aliran data logis
(logical data flow diagaram/DFD), tabel pencabangan dan keputusan, serta metode
matriks yang menjadi contoh teknik sistem yang umum digunakan dalam
menganalisis dan merancang sistem. Auditor akan sering menghadapi teknik-teknik
ini manakala mereka menelaah dokumentasi sistem. Tetapi auditor biasanya
memiliki kebutuhan sedikit saja untuk menyajikan bagan IPO dan HIPO, bagan arus
program, DFD, table pencabangan dan keputusan, dan metode matriks dalam
menjalankan auditnya, karena teknik-teknik ini berguna terutama dalam
perencanaan dan perancangan sistem. Fokus utama audit untuk menelaah sistem
berjalan dan bukan merancang sistem baru.
Ø
Kertas Kerja, yang
di maksud Kertas kerja ialah adalah catatan yang dipegang auditor mengenai
prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan
kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Auditor disyaratkan
oleh standar professional untuk membuat ketas kerja, dan ini merupakan catatan
utama mengenai pekerjaan yang telah dilakukan.Auditor menggunakan teknik-teknik
sistem untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Kuesioner
pengendalian intern, bagan arus analitis dan bagan arus sistem sering tampak
dalam kertas kerja karena umum digunakan oleh auditor dalam mengevaluasi
pengendalian intern. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table
pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja
jika merupakan bagian dari dokumentasi sistem yang akan ditelaah.
Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan
Sistem
Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri
dari 3 fase, yaitu:
Ø Analisis Sistem, yaitu tanggung jawab
analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara,
kuesioner, review dokumen dan observasi. Teknik formal yang digunakan untuk
mengelola fakta meliputi analisis pengukuran pekerjaan, analisis distribusi
pekerjaan dan teknik matriks yang lain. Analisis arus informasi juga merupakan
bagian yang penting dari proses analisis. Teknik sistem yang berguna untuk analisis
informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis. Kedua teknik
ini sangat berguna untuk mendapatkan gambaran mengenai pemrosesan transaksi
dalam suatu organisasi secara menyeluruh.
Ø Desain Sistem, yaitu desain sistem yang
melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Alat tersebut
dapat berupa matriks input atau output, flowchart sistem, dan diagram alur
data. Desain sistem juga melibatkan desain dokumen input, desain formulir dan
desain database. Teknik sistem seperti diagram input proses output, daigram
HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara
ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.
Ø Implementasi Sistem,
yaitu Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat.
Dokumen adalah merupakan bagian terpenting dalam implementasi sistem. Dokumen
yang baik, sebagai akibat dari penggunaan teknik sistem adalah proses analisis
dan desain sistem informas, sangat membantu pelaksanaan pelatihan karyawan dan
berguna untuk memastikan bahwa spesifikasi desain dapat terpenuhi.
2.2. Teknik - Teknik Sistem
- Teknik bagan Arus merupakan teknik sistem yang paling umum. Bagan arus adalah diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam suatu sistem. Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personel-personel sistem. Bagan arus banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting bagan arus sebagai alat komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya pemrosesan komputer, maka dibutuhkan symbol-simbol standar dan penggunaan konvensi.
- Teknik narasi, Teknik ini sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.
- Teknik analisis Pemanfaatan Sumber Daya, yaitu Analisis berikutnya yang perlu dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan yang dijelaskan diatas mulai dari pembuatan flowchart, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur yang baru adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat digunakan oleh auditor maupun personel sistem.
- Teknik Analisis Keputusan
Ø Tabel Pencabangan Dan Keputusan, Tabel
pencabangan dan keputusan digunakan terutama oleh para ahli pengembangan
sistem. Seringkali logika keputusan yang disyaratkan dalam progran komputer
cukup kompleks untuk digambarkan dengan simbol-simbol standar bagan arus
keputusan. Dalam kasus itu dapat digunakan untuk menggambarkan fungsi
keputusan. Tabel memuat pernyataan keputusan yang akan dibuat, daftar kondisi
yang dapat timbul, dan jalur yang harus diikuti untuk setiap kondisi. Bagian
menuju ke (“Go to”) memuat referensi penghubung (simbol penghubung) atau garis
aliran tunggal yang keluar ke simbol lain.Tabel keputusan menggambarkan
tabulasi dari proses pengambilan keputusan. Ini mirip dengan tabel pencabangan
tetapi lebih kompleks karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak.
Tabel keputusan dibuat dengan premis JIKA-MAKA (if-then) dan tampak sebagai
matriks dua dimensi dalam format umum. Tabel dibagi dalam empat area:
penghentian kondisi, entri kondisi, penghentian aksi, dan entri kegiatan.
Kondisi-kondisi dibuat dalam daftar horizontal dalam baris-baris horizontal
dalam area perhentian kondisi dan dibaca sebagai “JIKA kondisi 1 dan kondisi
2... Dan kondisi N, MAKA Kegiatan 1 dan Kegiatan 2, Kegiatan N.” Aturan-aturan
dinomori secara horizontal di bagian atas tabel dan menggamarkan kombinasi
logis entri kondisi dan entri kegiatan yang mendukung proses keputusan.
Terdapat satu baris vertikal untuk setiap kombinasi.
Ø Metode-Metode Matriks, yaitu tabel
keputusan pada dasarnya adalah penyajian matriks. Format matriks dan peyajian
dalam bentuk “array” memiliki banyak kegunaan dalam pekerjaan sistem karena
merupakan metode yang baik untuk menganalisis dan menampilkan volume data yang
besar. “Kertas kerja” atau “spreadsheet” yang digunakan sistem akuntansi untuk
menghitung dan mendistribusikan saldo perkiraan dalam subklasifikasi atau untuk
membantu proses penutupan merupakan contoh-contoh umum dalam teknik-teknik
matriks. Ciri-ciri analiti penting dari teknik-teknik matriks adalah menyebar
entri-entri baris dalam beragam entri-entri kolom. Ini menjamin bahwa setiap
kombinasi baris/kolom telah dianalisis dan didokumentasikan secara
jelas. Dalam matriks pengendalian aplikasi, entri baris adalah
pengendalian data entri kolom adalah kegiatan pemrosesan. Teknik ini dapat
digunakan secara sistematis untuk mengevaluasi pengendalian intern dalam sistem
aplikasi. Dalam matriks pengendalian data, entri baris adalah elemen-elemen
data, dan entri kolom adalah formulir atau laporan. Analisis dapat diarahkan
langsung pada eliminasi data yang tidak berguna dalam suatu formulir atau data
dalam laporan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar